Per comprendere i benefici proviamo a considerare quali sono i problemi che possono emergere nelle realtà multiprogetto. Come sappiamo, nelle organizzazioni si possono trovare diverse metodologie applicate alla gestione dei progetti, alcune sicuramente più adeguate ad affrontare l’elevata velocità di trasformazione del mercato attuale come quelle che appartengono ad Agile, che risulta l’approccio più adeguato per la gestione dei singoli progetti. Ma anche se la nostra organizzazione ha sposato il modello Agile potremmo ancora lamentare alcuni problemi.
Quali sono i segnali che indicano la necessità di un Agile Project Portfolio Management?
- Ai responsabili del dipartimento di “project management” o ai Capi Funzione, o di Dipartimento potrebbe capitare di avere molti progetti in corso e non essere in grado di stimare con precisione per nessuno di loro quando potrebbe finire.
- O ancora non c’è una immediata possibilità di conoscere lo stato in cui si trovano i progetti. Alcuni sembrano "OK" fino a quando non sono improvvisamente molto compromessi.
- Inoltre si potrebbe avere la sensazione di non avere le persone "giuste" in nessun progetto, e anche se si spostano le persone come pedine da un progetto all’altro per cercare di terminare più rapidamente, i progetti sembrano non finire mai. C’è sempre bisogno degli stessi esperti che lavorano su più di un progetto per completarli.
- Il vero problema è che in generale l’organizzazione non è produttiva, quindi tutti lavorano su tutto, con il risultato che non è possibile finire nulla quando è necessario, c’è un alto “costo del ritardo”.
Costo del ritardo
È l'effetto di un ritardo sulle entrate previste. Quanto costa, in termini di entrate ogni settimana, che un certo progetto sia in ritardo (il costo del ritardo si misura partendo dalle entrate massime, non dalle entrate correnti, e vanno considerati anche i costi dei ritardi di altri progetti coinvolti).
Questo è un indicatore significativo per le organizzazioni multi progetto Agile.
Cosa si rileva tipicamente in una organizzazione che ha un elevato Costo del Ritardo?
Possibile mancanza di una chiara strategia e quindi una maggiore difficoltà a decidere le priorità. I conseguenti possibili cambi di priorità random, che favoriscono la scarsa motivazione dei team (come ci si sente quando a turno a distanza di mezza giornata arrivano responsabili a cambiare le priorità del proprio lavoro?), l’aumento del numero di progetti “in progress” a cui si aggiungono i progetti “dimenticati” fino a quando non diventano urgenti, il che comporta la contesa dei team da un progetto all’altro (aumentano i progetti in corso ma le persone sono sempre le stesse). Il che genera il multitasking (c’è qualcuno che crede che sia una pratica virtuosa tra i componenti dei team in una organizzazione multi progetto?). I progetti urgenti inoltre comportano un abbassamento della qualità (le persone tendono a derogare sulla qualità se non hanno tempo a sufficienza) che a sua volta genera la necessità di correzioni, e l’impossibilità di dedicare tempo alla formazione di aggiornamento delle risorse.
Quali sono allora i benefici?
La sintesi di tutti i benefici di Agile può essere riassunta nel rendere minimo il “costo del ritardo”, e tutti i fattori che ne fanno parte, come i lavori in corso (WIP), il multitasking, il numero di progetti urgenti, i cambi ingiustificati di priorità, favorendo per contro una maggiore motivazione nelle persone dei team di progetto, l’adeguato livello di qualità del lavoro svolto, la disponibilità del tempo per la formazione. Ah si, e quelli più importanti. I progetti finiscono in tempo, e i clienti sono soddisfatti.