Topic: metodologia Agile

Cos'è il progetto pilota Agile

Un progetto pilota è il punto di partenza per le organizzazioni che vogliono implementare le metodologie e soprattutto il Mindset Agile. È un metodo per ridurre l’impatto che una trasformazione Agile potrebbe avere nell’organizzazione e consente alle persone di apprendere e sperimentare.

In particolare il progetto pilota serve a:

  • contenere rischi e costi
  • sperimentare e adattare metodologie Agile
  • diffondere il Mindset Agile
  • apprendere dalla sperimentazione e inventare il proprio modello operativo con cui in seguito l’organizzazione potrà fare scale up

 

Come si struttura un progetto pilota?

Una trasformazione Agile è un viaggio e non un obiettivo deciso a priori. Questo perché in un sistema complesso la configurazione emerge dalla sperimentazione e perché gli obiettivi sono sempre e solo un passaggio intermedio per la successiva iterazione che incorpora le azioni di miglioramento decise alla fine di quelle precedenti. Quindi si tratta di creare un’organizzazione che impara e che da questo apprendimento continua a migliorare e cambiare. Per questo motivo le organizzazioni che si sono trasformate sono Business Agile, ovvero sono capaci di fare business in modo Agile.

L’avvertenza è di non affrontare una trasformazione Agile con un approccio convenzionale configurandolo come un progetto di change management top down a cascata che coinvolge molte persone con l’idea di raggiungere un obiettivo prestabilito.

Il primo passo: scegliere dove agire

Un progetto pilota parte con l’identificazione della filiera di processi che si vuole trasformare in ottica Agile. Molte aziende che hanno fatto un progetto pilota hanno deciso di lavorare sulla filiera che dal front end, il contatto con il cliente, risale a monte fino allo sviluppo di nuovi prodotti, comprendendo quindi molteplici funzioni che interagiscono nella filiera di processi. Si parte dalla definizione del valore per il cliente finale e si integrano le competenze in un team multifunzionale che lavora al di fuori dei silos dipartimentali per fornire nel più breve tempo possibile il valore al cliente.

Il secondo passo: mettere insieme il team

Agile significa team multifunzionali auto-organizzati ed è opportuno che i team si auto-compongano su base volontaria, ovvero che sia chi vuole partecipare a decidere di far parte del team. Per fare questo in genere si spiega la natura del progetto, lo scopo, le modalità di lavoro e quindi si diffonde una call to action nella quale si chiede chi abbia voglia di prendere parte al progetto.

Il terzo passo: il kick-off meeting

Il kick-off meeting avviene sotto la guida del Agile Coach, vi partecipano tutti coloro che sono coinvolti, direttamente e indirettamente, nel progetto. Si tratta del management, dei componenti del team o dei teams, se sono coinvolti più gruppi, degli sponsor, dei responsabili di progetto / prodotto / servizio, degli stakeholders.

La finalità del kick-off meeting è quella di creare un senso di ownership sui risultati e serve a:

  • comprendere progetto e identificare con chiarezza lo scopo,
  • generare allineamento sulla missione aiutando il team a creare un alleanza, alleanza basata su definizione e accordi sulle regole di lavoro, sulla definizione degli obiettivi, sulla definizione dei ruoli necessari e la loro auto-assegnazione;
  • definire il contesto, ovvero circoscrivere i confini delle interdipendenze, identificare le competenze necessarie e le azioni da intraprendere. Essere consapevoli del contesto significa vedere come l’intero sistema organizzativo lavora e chi sono gli attori coinvolti.

Il kick-off meeting dura da mezza giornata a due giornate a seconda della dimensione e complessità del progetto. Durante il kick-off meeting il team, o i teams, prendono consapevolezza di come vengono svolte realmente le attività, impara a disegnare le attività AS IS. Identifica gli attori coinvolti e i principali ostacoli che incontrerà. Decide anche i criteri di misurazione che adotterà durante il periodo che intercorre tra il kick-off e il successivo incontro.

Il quarto passo: il processo di implementazione del progetto pilota

Durante questo quarto passo è molto importante che il team sperimenti per proprio conto ciò che ha deciso durante l’incontro con l’Agile Coach per discutere gli apprendimenti emersi nell’incontro successivo. Normalmente il tempo tra un incontro e l’altro durante questo quarto passo sono di una settimana tra un incontro e l’altro. Durante questo periodo intermedio il team affina il processo su cui sta lavorando verificando di aver tenuto conto di tutti i vincoli e di tutte le variabili e di averlo effettivamente disegnato per come è non come si pensa dovrebbe essere.

Che tempi richiede un Progetto Pilota?

Sappiamo che normalmente un progetto pilota ha una durata massima di sei mesi, questo dipende da diversi fattori:

  • la complessità organizzativa
  • le difficoltà nel superare le barriere organizzative
  • la velocità di performance del team

Se tutti questi fattori sono favorevoli la durata può essere molto inferiore.

Come si prosegue il scale up?

Una volta terminato il progetto pilota e valutati risultati, modalità, difficoltà, velocità con cui è stato implementato il progetto, il management e gli sponsor decidono se partire per il viaggio di trasformazione Agile e di implementare il nuovo modello operativo in tutta l’organizzazione e, se non tutta, in quali settori. A questo punto conviene formare Agile Coach interni che diventano gli agenti di diffusione del mindset Agile e della trasformazione Agile.

Gli Agile Coach interni sono il cuore di una trasformazione Agile. Quindi è opportuno prepararli attraverso un percorso formativo certificato. Ogni Agile Coach interno è trasversale e segue più di un team, in genere tre comodamente.

Il team di Agile Coach interni è supportato periodicamente da un Agile Coach esterno che funge da catalizzatore e li aiuta a confrontarsi, a superare gli impedimenti, a risolvere le problematiche che incontrano durante la trasformazione Agile e a renderli indipendenti e autonomi.

A seconda delle dimensioni dell’organizzazione, dell’ampiezza dei processi coinvolti, della complessità organizzativa e della configurazione dei team, un viaggio di trasformazione Agile di tutta l’organizzazione per diventare Business Agile, ovvero capace di innovare anche i modelli di business recependo e prevenendo i bisogni in tempo reale, dura tra i due e tre anni.

Data l’importanza degli Agile Coach nella fase di trasformazione Agile leggi quali competenze deve avere un Agile Coach completo per essere in grado di supportare scale up.

Pubblicato da Fabio Lisca il 24 ottobre 2019
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