Topic: metodologia Agile

La forza delle pratiche Agile durante il Covid-19

Le organizzazioni Agile nei loro sistemi operativi hanno gestito meglio delle altre l’impatto della pandemia di Covid-19. Perché?

 

Le caratteristiche delle organizzazioni convenzionali

  • Le organizzazioni convenzionali reagiscono ai cambiamenti esterni, non li anticipano.
  • Quando accade qualcosa nel mondo che le mette in una situazione critica ci mettono del tempo a riconoscerlo e a reagire.
  • La loro reazione è di solito lenta e avviene attraverso lunghi programmi di riorganizzazione attraverso il change management in modalità waterfall e top down.
  • Non sono abituate a migliorare quotidianamente i loro processi e quindi a rivederli costantemente e sistematicamente.
  • I processi rimango per lo più immutati per anni fino a quando diventano talmente disfunzionali da provocare danni.
  • I miglioramenti sono spesso legati agli aggiornamenti dei sistemi ERP (enterprise resource planning) guidati dai vincoli imposti dalla tecnologie e non dai bisogni dei clienti.
  • I modelli di business rimangono stabili per decenni e quando entrano in crisi le decisioni di cambiamento vengono prese dai vertici attraverso strategie lunghe e farraginose da implementare.
  • I dati sono raccolti manualmente e stipati in data base differenziati per dipartimenti e funzioni. L’adattamento è tutto fuorché congeniale a queste organizzazioni che operano all’interno del paradigma di predizione e controllo.

 

Per molte organizzazioni il primo effetto dello scoppio della pandemia é stata una sfida sia al loro sistema operativo che al loro modello di business.

Hanno dovuto mettere tutto in discussione: da come e dove le persone lavoravano (smart working), al rapporto con i clienti, a quali prodotti erano più competitivi e quali potevano essere velocemente adattati. Il modo tradizionale di fare business, la precedente relazione con il cliente, il vecchio rapporto con i fornitori e la classica collaborazione con i colleghi, o semplicemente qualsiasi cosa andasse portata a termine, nell’emergenza creata dal Covid-19 avrebbe semplicemente fallito.

 

Alcuni esempi di Agility Organizzativa durante il Covid-19

Molte organizzazioni, Agile o non, per sopravvivere, hanno dovuto rapidamente mutare direzione di fronte al cambiamento di contesto e alle circostanze inaspettate.

Hanno dovuto accelerare il processo decisionale mentre miglioravano la produzione imparando ad usare la tecnologia e i dati in modi diversi e allargare l’ambito di innovazione. Hanno quindi sperimentato, almeno parzialmente, pratiche di Agility Organizzativa.

E ha funzionato: molte aziende in settori differenti e diverse configurazioni geografiche hanno portato a termine compiti difficili e ottenuto risultati positivi in tempi record un tempo impensabili.

  • Ridistribuzione del talento. Una società di telecomunicazioni globale ha ridistribuito i dipendenti di 1.000 negozi alle vendite interne e li ha riqualificati in tre settimane.
  • Lancio di nuovi modelli di business. Un rivenditore con sede negli Stati Uniti ha lanciato la consegna a domicilio in due giorni rispetto ai 18 mesi precedentemente pianificati.
  • Miglioramento della produttività. Una fabbrica industriale funzionava al 90 percento in più di capacità con il 40 percento della forza lavoro.
  • Sviluppo di nuovi prodotti. Una società di ingegneria ha progettato e prodotto ventilatori in una settimana.
  • Operazioni di cambio. Coordinandosi con i funzionari locali, un grande costruttore navale passò da tre turni a due, con migliaia di dipendenti.

Fonte: McKinsey 

  • Un azienda asiatica di telecomunicazioni allo scoppio della pandemia di Covid-19 ha dovuto chiudere i suoi call center all’estero con il risultato che il tempo di attesa dei clienti era arrivato ad essere di 36 ore. I managers hanno reagito con un tempestivo shift di priorità che ha posto al centro il cliente. Hanno richiesto allo staff del retail di sostenere le funzioni del call center, creato micrositi offshore e trasferito l’accesso per tutti i clienti a una chatbot. Dopo un mese l’attesa era ridotta a pochi minuti. Il manager ha sottolineato che un simile cambiamento con il vecchio modo di lavorare avrebbe richiesto sei mesi di tempo.

Fonte: McKinsey 

Al centro di questi esempi ci sono organizzazioni che allo scopo di adattare velocemente il proprio business hanno utilizzato pratiche comunemente associate con l’agility, e in questo modo hanno prontamente reagito a un evento imprevedibile ed improvviso, e si sono focalizzate sulle nuove priorità che emergevano man mano.

Quelle che sono riuscite a fronteggiare l’incertezza, l’instabilità e la complessità create dalla pandemia (ma oggi é il mondo stesso a configurarsi come un sistema molto complesso, precario ed instabile…) hanno rimosso i confini, semplificato i processi, dato potere alle persone in prima linea e sospeso le gerarchie e la burocrazia, totalmente disfunzionale in un mondo complesso.

Sotto la pressione della crisi le organizzazioni che si sono rivolte a pratiche agile hanno creato tempestivamente un’infrastruttura operativa per permettere lo smart working e quindi hanno rinunciato all’iter tradizionale a favore della risoluzione rapida dei compiti al fine di portare risultati in tempi brevi.

 

Quale decisione prendere per il futuro?

Secondo una ricerca di McKinsey la caratteristica principale delle aziende che hanno reagito meglio all’impatto della pandemia sul loro business é quella di aver integrato pratiche agile nella maggior parte del loro sistema operativo. Quelle che hanno ottenuto le prestazioni migliori sono organizzazioni Agile “mature”, che hanno attuato una trasformazione profonda nel loro sistema prima della pandemia.

In merito all’evoluzione dei 5 Big Tech (Facebook, Apple, Google, Microsoft, Amazon) Jeffrey Cole, direttore del Center for Digital Future alla University of Southern California, ha dichiarato che “L’accelerazione dei cinque Big Tech é evidente - si deve soltanto prenderne atto - la loro é una storia di “rottura” dagli schemi tradizionali, é così che si sono affermati. E in un periodo di rottura senza precedenti com’é stato il Covid-19 le cinque grandi non potevano che avanzare: nuotano nel loro elemento”.

Infatti, le organizzazioni Agile sono equipaggiate per rispondere e reagire a un ribaltamento come é stata la pandemia di Covid-19, esse sono per loro stessa natura veloci, resilienti e adattabili.

Questo comporta una decisione (o perlomeno insinua un dubbio) per le organizzazioni “meno” Agile - che però hanno avuto esperienza positiva dopo l’introduzione di pratiche Agile durante la pandemia -: mettiamo da parte le pratiche Agile che abbiamo adottato durante la pandemia e ci hanno permesso di attraversare la crisi ritornando al tradizionale modus operandi o al contrario le intensifichiamo e le promuoviamo trasformando il nostro mindset?

Scrivici nei commenti la tua risposta a questa domanda se durante la pandemia la tua azienda ha adottato pratiche Agile e se invece no come pensi dovrebbe comportarsi per il futuro.

Pubblicato da Fabio Lisca il 17 novembre 2020
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