Abbiamo già trattato in questo articolo su cosa sia un progetto agile.In generale un progetto agile non dura più di 4-6 mesi. Si tratta di una sperimentazione e in quanto tale deve portare risultati piuttosto rapidamente per essere validata e non può avere quindi una durata prolungata.
Il progetto agile può essere suddiviso lungo questo periodo, principalmente in 4 fasi.
Vediamole insieme.
Le 4 fasi del progetto Agile
Fase di Awareness e Foundations
Questa fase ha una durata di due mezze giornate, che includono nella prima mezza giornata un Workshop formativo con tutti i componenti dei team allargato alle figure responsabili con cui il team si interfaccia durante il loro lavoro.
Lo scopo di questo workshop è quello di rendere tutti consapevoli di cosa significa lavorare in modalità Agile e quindi definire le aspettative comportamentali in termini di collaborazione.
Nella seconda mezza giornata si svolge un Workshop operativo in cui prende parte il team o i team di progetto con l’obiettivo di definire tutti i fattori essenziali al progetto agile, le interazioni, le metriche e gli output attesi.
Prima delle due mezze giornate, in realtà si svolgono degli incontri preliminari con il leadership team, lo sponsor e gli stakeholders per definire il problema, il prodotto, il cliente o servizio su cui si vuole lavorare e identificare le figure che servono al team per svolgere le attività di questo progetto.
Sebbene siano state individuate in questi incontri della aree di competenza necessarie, è importante ricordare che le persone che prenderanno parte al team hanno deciso volontariamente di entrarci, infatti in Agile vige il principio di non coercizione. Inoltre occorre precisare che il team lavora per l’80% del tempo in modo routinario e convenzionale e dedica il 20% al progetto Agile.
Il numero di meeting preliminari in questo caso varia dal tipo di azienda.
Se si decide di proseguire, a distanza di una settimana, inizia la fase successiva.
Fase di Sviluppo del Team.
In genere per questa fase del progetto agile sono necessari tre, incontri incontri di due massimo tre ore a distanza di una settimana o poco più.
In questa fase il team, facilitato dall’Agile Coach, comprende la filiera di attività che portano valore al cliente finale e come sono eseguite dall’organizzazione in quel momento. Si tratta in pratica di rendere visibile il lavoro e di misurarlo con criteri reali molto differenti rispetto ai convenzionali KPI di output.
Occorre tener presente che il team multifunzionale è composto da persone che provengono da dipartimenti diversi e non sono a conoscenza della filiera di processi end to end che portano valore al cliente, abituati come sono a concentrarsi su una parte di lavoro che viene richiesto all’interno del proprio dipartimento. Devono quindi allargare la conoscenza ed imparare a conoscersi e a vedere che cosa significa e come impatta il lavoro degli altri sul proprio e il proprio lavoro sugli altri. E devono comprendere come collaborare per una finalità comune piuttosto che concentrarsi solo su ciò che sono abituati a fare.
In questa fase il team identifica:
- come viene svolto il lavoro e i tempi reali nella situazione corrente,
- tutti gli attori e le interdipendenze,
- inizia a misurare le metriche di outcome al posto di considerare quelle di output,
- comprende quali sono le attività a valore e le distingue da quelle che non aggiungono valore,
Inoltre quasi sempre si rende conto che deve coinvolgere altre persone in specifici momenti del processo e quindi ipotizza come potrebbe sperimentare un modo di lavorare differente. Misurerà le proprie performance con parametri differenti e rifletterà su cosa sperimentare per migliorare i propri risultati.
A questo punto il team è pronto a passare alla fase successiva, quelle della sperimentazione.
Fase di Sviluppo del Progetto Agile.
La durata di questa fase varia a seconda delle esigenze del team e l’estensione della filiera che il team vuole rielaborare in chiave di Business Agility.
Di solito si tratta 4/8 incontri di un paio di ore nell’arco di tre mesi.
In questa fase il team sperimenta le modalità che ha deciso di sperimentare, le misura, si incontra periodicamente e convoca la riunione con l’Agile Coach quando sente il bisogno di confrontarsi, anche se in genere la cadenza è ogni 15 giorni.
Anche in questo caso come nella fase precedente, accade che il team prenda consapevolezza che il prodotto/servizio trasformato/sviluppato necessiti di allargare i suoi confini per poter recepire le informazioni necessarie alla sua evoluzione continua attraverso la ricezione e l’analisi dei dati utenti e che, quindi, il progetto agile richieda un’evoluzione in questa direzione.
In questo caso potrebbe essere necessario ampliare le competenze del team e allargarlo integrando competenze di settori tradizionalmente a se stanti. Ma già a questo punto il team ha assunto una certa autonomia e quindi è perfettamente in grado di sapere ciò che gli serve e di richiederlo.
Fase di chiusura del ciclo.
È importante chiudere la sperimentazione con l’analisi dei risultati, la valutazione di cosa ha funzionato e cosa no, quali sono stati gli impedimenti e come proseguire.
Il team facilitato dall’Agile Coach, analizza i risultati e prepara una presentazione del progetto agile che culminerà con una presentazione al Leadership Teams, e spesso ad una popolazione aziendale più allargata, per valutare i passi successivi e prendere decisioni se continuare estendendo il progetto ad altri teams e come amplificare il suo impatto oppure concludere la sperimentazione traendo un apprendimento da ciò che si è imparato.
Dopo aver visto quali sono le fasi e i tempi del progetto Agile, puoi leggere come attraverso il progetto Agile ogni azienda può creare il proprio modello operativo.