Remote Agile Team: ravvivare il Daily Meeting

Il daily meeting è uno degli eventi più disattesi tra le cerimonie agili.

All’inizio il team viene supportato nella gestione di questo appuntamento quotidiano dallo Scrum Master/facilitatore, ma via via che la squadra cresce e si impratichisce delle pratiche agili può gestire quello che si chiama in Scrum anche Stand Up meeting in completa autonomia.

Spesso alcuni membri del team o addirittura il team intero decide di saltare questo appuntamento quotidiano, che, sebbene duri solo 15 minuti, è fondamentale, perché permette l’allineamento del team su quello che è stato fatto nella giornata precedente, la programmazione del lavoro da realizzare nella giornata seguente e la condivisione degli impedimenti che potrebbero ostacolare i singoli membri del team nella realizzazione dei loro obiettivi individuali.

Come mai l'importanza di questo meeting viene spesso sottovalutata

Talvolta, forse proprio perché in teoria è un meeting breve, relativamente semplice, con domande pre impostate (cosa ho realizzato ieri, che cosa farò per domani, che cosa mi potrebbe impedire di farlo), lo Stand Up meeting viene visto erroneamente soltanto come un rituale, un’abitudine, un momento di reporting ai compagni e al proprio supervisore, una lista di cose fatte e di lavori da fare. Nel momento stesso in cui un processo diventa un rituale rischia di perdere il suo vero significato e in un ambiente agile, dove si eliminano gli sprechi, una cosa viene fatta solo finché viene considerata utile, altrimenti viene eliminata.

Come facilitatore è importante, dopo i primi appuntamenti in cui il team si impratichisce con le regole di base, riuscire a trasmettere alla squadra che questo è un momento fondamentale per allinearsi e condividere eventuali problematiche, raccogliendo il supporto di tutti o perlomeno delle persone chiave per risolvere un particolare impedimento. Durante la riunione il facilitatore può essere così bravo da chiarire qualche incomprensione all’interno del team e si può accorgere che per supportare il lavoro di un singolo membro è fondamentale risolvere un problema che si verifica al di fuori del team, proprio perché, se fatto bene, questo incontro permette di sollevare questioni fondamentali. E’ quindi un momento importante anche per infondere energia ed entusiasmo ai membri del team, per comunicare che si è lì per loro, per supportarli e aiutarli nel loro lavoro.

Per evitare che questo incontro diventi un rituale ripetuto, si può andare oltre alle domande standard, trovando soluzioni più coinvolgenti per ottenere presenza ed entusiasmo da parte dei membri della squadra.

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Quali accorgimenti è utile adottare per ravvivarne il significato

Prima di tutto bisogna ricordarsi che quando siamo distanti fisicamente ci dobbiamo concentrare ancora di più sulla precisione e sull’efficacia della nostra comunicazione. Proprio perché in remoto i membri della squadra lavorano e comunicano in modo sincrono e asincrono, è importante non lasciare nulla al caso quando si tratta di definire ad esempio il lavoro da fare insieme e di rilevare eventuali impedimenti. Se questo non viene fatto sì rischia di disperdere energie e sprecare tempo preziosissimo per il team.

Una possibile check list per il facilitatore sul daily meeting che abbiamo visto funzionare bene con le squadre in remoto che non dispongono di grande esperienza agile è la seguente:

1) Aprire la riunione

Verificare se tutte le persone sono connesse, vedono e sentono il facilitatore del meeting e gli altri membri del team, magari chiedendo all’apertura della video conferenza di confermarlo verbalmente o con un emoticon visibile a tutti;
Controllare se ciascuno si è impadronito a sufficienza di tutti gli strumenti virtuali che verranno utilizzati durante la riunione, come le chatbot, le lavagne virtuali e i kanban on line;
Spiegare lo scopo del meeting senza darlo per scontato, dire perché è importante quella specifica riunione, allineare tutti;
Spiegare l’obiettivo specifico del lavoro, la struttura del lavoro in termini di agenda, scandire i tempi, fugare ogni dubbio su cosa c’è da fare e su quando si farà, quanto tempo c’è per realizzare ogni singola fase del meeting;
Fare degli esempi concreti dei risultati che si vogliono ottenere, magari utilizzando anche immagini visive, disegni sulla lavagna virtuale o riverificando la definition of done specifica per ogni item;
Verificare ancora una volta se per tutti è chiaro quello che si andrà a fare.

2) Gestire la riunione

Indicare alle persone con grande precisione su quale strumento virtuale e su quale specifica lavagna virtuale si intende lavorare, per evitare di perdersi qualcuno ed essere sicuri di essere tutti “sulla stessa pagina”;
Invitare i singoli membri del team a dare il loro contributo in modo da riuscire a organizzarsi al meglio per lavorare nella giornata seguente;
Chiedere al team di quali altri strumenti o accorgimenti ha bisogno per portare a termine il lavoro e a ciascuno se ha particolari necessità di supporto da parte degli altri membri della squadra o da parte del facilitatore: siamo tutti qui per aiutarti a lavorare bene, a diventare sempre più bravo, a portare a casa il tuo risultato;
Verificare le interdipendenze rispetto al lavoro e ad ogni singolo componente: le dipendenze in termini temporali, cosa va fatto prima, cosa dopo e chi lo fa, ma anche personali: con chi è necessario che io mi interfacci per portare a termine il mio risultato, in che momento posso farlo, cosa deve essere stato realizzato prima e da parte di entrambi, in che momento e con quale modalità pensiamo di poterci coordinare in modo efficace;
Considerare che, dopo la chiusura del meeting ogni singola persona lavora individualmente sulla sua parte del lavoro che si è auto-assegnata e verificare se è utile al team creare qualche accorgimento tecnico, come per esempio creare un canale dedicato sulla chat per poter comunicare in modo facile e immediato, oppure lasciare aperta la video conference per continuare a sentirsi virtualmente nella stessa stanza;

3) Chiudere la riunione

Dichiarare che da ora in avanti ciascun membro del team lavorerà in autonomia e ipotizzare contemporaneamente un ulteriore appuntamento per condividere un caffè o un aperitivo, oltre naturalmente agli avanzamenti del lavoro:
Verificare con il team se ci sono punti in sospeso, questioni che non sono state toccate, criticità che non sono ancora emerse: fare un giro di tavolo virtuale;
Ricordarsi in questa fase di coinvolgere soprattutto le persone che sono state più silenti durante la riunione, chiedendo in modo particolare a loro se vogliono dare un contributo;
Chiedere se tutti sono d’accordo con i risultati emersi dal meeting e vogliono ad esempio dare semplicemente una conferma con un emoticon;
Se c’è ancora tempo si possono esplorare punti di vista diversi che il team avrebbe potuto prendere se si fosse messo nei panni di qualcun altro, tipicamente del cliente o dell’utilizzatore finale, per verificare che non ci siano fenomeni di group thinking;
Un’ultima verifica può essere fatta chiedendo al team se viene in mente altro che possa aggiungere valore al meeting.

Registrare la riunione dei team remoti

I processi agili del team sono abbastanza informali quando si lavora di persona e non c'è bisogno di prendere appunti e documentare gli accordi. Le conversazioni sono organiche e in tempo reale.

Le squadre prendono decisioni con tutti i presenti, quindi non c'è bisogno di registrarle. Lavorando a distanza, le squadre potrebbero dover considerare un approccio diverso per documentare la discussione del team producendo una cosiddetta fonte unica di verità per commemorare gli accordi. Questo può essere conservato in un unico spazio di lavoro condiviso.

Altri potrebbero trovare sufficiente presentare le loro note in uno spazio di lavoro online condiviso, con una lavagna virtuale per raccogliere e compilare tutto per la documentazione. Uno stand-up remoto può essere più coinvolgente di uno di persona, a seconda della coesione del team e della sua maturità. Se i membri del team non partecipano tutti all'evento - o se c'è il rischio che vengano distratti durante la chiamata - allora è importante calibrare il processo al contesto.

Il giusto approccio è probabile che sia specifico del team, a seconda della maturità del team e delle norme esistenti. In ogni caso registrando la riunione il facilitatore avrà modo di riascoltarsi e osservare gli impatti della sua comunicazione sugli altri membri del team, per acquisire maggiore consapevolezza di quello che funziona e dove al contrario si possono sperimentare soluzioni diverse migliorandosi continuamente.

Approfondisci le 5 tipologie di meeting Agile in questo articolo.