Una riorganizzazione aziendale Agile è un viaggio e non un obiettivo deciso a priori. Questo perché in un sistema complesso, quale il sistema organizzativo, la configurazione emerge dalla sperimentazione e perché gli obiettivi sono sempre e solo un passaggio intermedio per la successiva iterazione che incorpora le azioni di miglioramento decise alla fine di quelle precedenti.
Perciò si tratta di creare un’organizzazione che impara e che da questo apprendimento continua a migliorare e cambiare. Per questo motivo le organizzazioni che si sono trasformate con la riorganizzazione aziendale Agile sono Business Agile, ovvero sono capaci di fare business in modo Agile.
Come già approfondito in questo articolo l’avvertenza è di non affrontare una riorganizzazione aziendale Agile con un approccio convenzionale configurandolo come un progetto di change management top down a cascata che coinvolge molte persone con l’idea di raggiungere un obiettivo prestabilito.
Ma di farlo in modo tale che si possa svolgere in modo flessibile, correggendo il percorso cammin facendo.
Esistono comunque anche nella riorganizzazione aziendale Agile delle fasi da seguire che aiutano l’azienda nella sua riorganizzazione: la sperimentazione pilota e scale up.
Vediamo qui di seguito gli step che compongono la sperimentazione pilota ( che ha una durata tra i 4-6 mesi).
I 4 step della sperimentazione pilota
Il primo step: Workshop Agile e scelta di dove agire
Il primo passo da svolgere quando si fa una riorganizzazione aziendale Agile è partire da un workshop per:
- acquisire il mindset Agile: che cos’è Agile, la sua storia, esempi di organizzazioni Agile, la descrizione del contesto attuale, come passare dal paradigma di predizione e controllo a quello di autonomia condivisa e definire la Business Agility. Al workshop presenziano gli sponsor, il management e coloro che potrebbero prendere parte al team che sarà coinvolto nella sperimentazione pilota.
- definire i confini della sperimentazione comprendendo vincoli e soprattutto che cosa implica per il team e per il management fare un sperimentazione pilota.
- identificare la filiera di processi che si vuole trasformare in ottica Agile. Si parte dalla definizione del valore per il cliente finale e si integrano le competenze in un team multifunzionale che lavora al di fuori dei silos dipartimentali per fornire nel più breve tempo possibile il valore al cliente. Molte organizzazioni che hanno fatto una sperimentazione pilota hanno deciso di lavorare sulla filiera che dal front end, il contatto con il cliente, risale a monte fino allo sviluppo di nuovi prodotti, comprendendo quindi molteplici funzioni che interagiscono nella filiera di processi.
Il secondo step della riorganizzazione Agile: mettere insieme il team
In Agile i team sono multifunzionali auto-organizzati ed è opportuno che i team si auto-compongano su base volontaria. È importante che sia su base volontaria perché normalmente accade che i componenti del team continuano a lavorare in modo convenzionale e nel mentre dedicano una parte del loro tempo, circa il 20%, alla riorganizzazione aziendale Agile.
Per decidere se far parte della sperimentazione pilota in genere si spiega la natura del progetto, lo scopo, le modalità di lavoro e quindi si diffonde una call to action in azienda nella quale si chiede chi abbia voglia di prendere parte al progetto.
Scarica la guida introduzione al progetto pilota Agile
Il terzo step: il kick-off meeting
Il kick-off meeting avviene sotto la guida del Agile Coach, vi partecipano tutti coloro che sono coinvolti, direttamente e indirettamente, nella sperimentazione.
Si tratta del management, dei componenti del team o dei teams, se sono coinvolti più gruppi, degli sponsor, dei responsabili di progetto / prodotto / servizio, degli stakeholders.
La finalità del kick-off meeting è quella di creare un senso di ownership sui risultati e serve a:
- comprendere la sperimentazione e identificare con chiarezza lo scopo,
- generare allineamento sulla missione aiutando il team a creare un’alleanza basata su definizione e accordi sulle regole di lavoro, sulla definizione degli obiettivi, sulla definizione dei ruoli necessari e la loro auto-assegnazione;
- definire il contesto, ovvero circoscrivere i confini delle interdipendenze, identificare le competenze necessarie e le azioni da intraprendere. Essere consapevoli del contesto significa vedere come l’intero sistema organizzativo lavora e chi sono gli attori coinvolti.
Il kick-off meeting ha una durata che varia da mezza giornata a due giornate a seconda della dimensione e complessità della sperimentazione. Durante il kick-off meeting il team, o i teams, prendono consapevolezza di come vengono svolte realmente le attività, impara a disegnare le attività AS IS.
Identifica gli attori coinvolti e i principali ostacoli che incontrerà.
Decide anche i criteri di misurazione che adotterà durante il periodo che intercorre tra il kick-off e il successivo incontro.
Il quarto step: il processo di implementazione della sperimentazione pilota
Durante questo ultimo step della riorganizzazione aziendale è molto importante che il team sperimenti per proprio conto ciò che ha deciso durante l’incontro con l’Agile Coach per discutere gli apprendimenti emersi nell’incontro successivo.
Normalmente il tempo tra un incontro e l’altro durante questo quarto passo sono di una settimana tra un incontro e l’altro.
Durante questo periodo intermedio il team affina il processo su cui sta lavorando, focalizzandosi sul:
definire il valore dal punto di vista del cliente e identificare le attività e le metriche di valore
Una volta disegnato, il processo viene implementato e a questo punto il team lavora per conto proprio sperimentando le modifiche sulle proprie attività.
Si incontra periodicamente su richiesta del team ogni due-tre settimane con l’Agile Coach.
Alla fine del periodo della sperimentazione pilota, che ha una durata determinata durante il secondo step della sperimentazione pilota, si osservano i risultati e manager e sponsor decidono se proseguire con la seconda fase della riorganizzazione pilota, scale up, con la diffusione mediante gli agile coach interni del nuovo modello operativo in tutta, o quasi tutta, l’organizzazione.
In pratica si tratta di costruire un caso di successo interno che indica la strada per la trasformazione Agile.
É importante tenere a mente che lo scopo dell’Agile Coach esterno è quello di rendere indipendente e autonomo il team e l’organizzazione.
Se ti interessa approfondire la seconda fase della riorganizzazione aziendale Agile, leggi che cosa significa fare Scale up di Agile.