Obeya Management System

Obeya in giapponese significa “grande stanza” ed é uno spazio collaborativo dedicato in cui si utilizzano Visual Management System per rendere visibile il lavoro, comunicare informazioni, controllare gli scostamenti dalle condizioni obiettivo, rendere visibili i problemi, risolverli e accellerare il processo decisionale. Obeya è come un Control Room dove in un solo colpo d’occhio è possibile vedere l’andamento dei lavori, gli scostamenti di performance, i miglioramenti, i risultati, i problemi da risolvere, le azioni da fare. Uno spazio di lavoro dove la strategia incontra le execution, dove allineare la road map con le attività, discutere problemi e azioni, decidere consensualmente cosa fare, stabilire tempi e risultati, verificarli, costruendo allineamento e ownership attraverso diversi team per risolvere problemi complessi, guidare il cambiamento culturale e get work done. Obeya Management System è il cervello, il sistema operativo dell’organizzazione dove vengono prese le decisioni e condivise tra tutti i team e dipartimenti per flusso di valore.

Un sistema in cui le informazioni aggregate in modo semplice e chiaro, compresi i KPI di performance e gli scostamenti corredati di sistemi di alerting rendono visibile a tutti l’andamento del lavoro e le azioni necessarie per modificare lo status quo. Il Visual Management System permette di osservare, apprendere e agire insieme, la parte visiva a supporto delle capacità cognitive che permette di prendere decisioni condivise. Un sistema di gestione visiva è anche una rete di teams che collega la strategia all’esecuzione, rende visibile il flusso di lavoro attraverso il sistema che consegna valore al cliente, il che rende possibile vedere quando il flusso non scorre e riunire le persone giuste per farlo scorrere prima che sia troppo tardi.

Esplora come funziona un Visual Management System

Per rendere adattiva l’intera organizzazione prendendo decisioni rapide condivise che permettono all’organizzazione di cambiare gradualmente. Il cambiamento diventa una parte normale, non invadente, delle operazioni quotidiane di sperimentazione e di miglioramento continuo attraverso decisioni condivise. Prendere decisioni inclusive significa includere simultaneamente più fonti di informazione e più prospettive. Prendere decisioni condivise significa creare un ampio sostegno il che fa risparmiare tempo prezioso. Permette di prendere decisioni migliori. Più velocemente. E soprattutto trasformarle in azioni e verificarne la validità.

Perché ad oggi è l’approccio più efficace per ottenere scale up in tutta l’organizzazione. Obeya Management System trascende ogni metodologia Lean Agile e la include, ogni team sceglie come lavorare e quale metodologia utilizzare a seconda delle sue esigenze a patto che performance, valore, qualità e azioni di miglioramento continuo siano condivise con tutti attraverso il Visual Management System.

Non esiste una Obeya uguale ad un altra. Obeya viene configurata dai team secondo le esigenze dell’organizzazione, del prodotto, del progetto. È compatibile con qualsiasi metodologia e framework Agile, li trascende e li include. Ogni Obeya è creata dai teams in base alla tipologia di lavoro, informazioni, misure necessarie, approcci sistematici alla soluzione dei problemi. I settori che adottano Obeya sono i più disparati per gestire alti livelli di complessità con la finalità di ottenere l’auto-coordinamento dei teams e di instaurare una cultura di miglioramento continuo. Obeya è il cuore del paradigma di autonomia condivisa. Obeya Management System lavora su  due fattori complementari: il Visual Management System e l’architettura collaborativa.

L’architettura collaborativa è la modalità con cui uno o più team costruiscono la collaborazione attraverso un processo rapido di condivisione e costruzione di consenso intorno ad un scopo, degli obiettivi comuni, un value stream e l’impegno al miglioramento continuo. Obeya Management System prevede pochi meeting focalizzati per ottenere risultati in tempi brevi (primi 2/3 mesi) in cui il team costruisce il Visual Management System e crea l’Architettura Collaborativa. Il primo fattore permette la trasparenza e la condivisione delle informazioni, il secondo crea le interazioni tra il gruppo, tra i team, tra le persone che compongono i team provenienti da diversi dipartimenti. La parte visiva è un supporto alle nostra capacità cognitive. La sostanza è come agiamo sulla base di quelle informazioni. Il valore viene creato tramite il comportamento e il processo decisionale creato dal team. Occorre iniziare a lavorare insieme per comprendere il sistema che è l’organizzazione e sviluppare una conoscenza profonda di come funziona. Si tratta di passare da una gerarchia di posizioni e funzioni ad una gerarchia di competenze.

L’architettura collaborativa si ottiene attraverso tecniche di collaborazione sociale, Collaboration by Design, che permettono in tempi brevi di creare un ambiente collaborativo dove persone ordinarie possono raggiungere risultati straordinari, di costruire la struttura di comunicazione tra teams e permette ai teams di prendere decisioni condivise che includono simultaneamente più fonti di informazione e più prospettive per trasformarle in azioni concrete che portano valore al cliente.

Diversi casi di studio internazionali mostrano che una trasformazione culturale si può ottenere in tempi brevi. È necessario che i team ottengano risultati tangibili in tre mesi e che nei successivi sei mesi consolidino la cultura di miglioramento continuo. Già dal 2º anno è possibile estendere il nuovo modello operativo basato sulla cultura del miglioramento continuo all’intera organizzazione introducendo le pratiche HR Agile di supporto e il 3º anno si può ottenere una trasformazione completa della cultura organizzativa ed iniziare a cambiare la struttura organizzativa ed introdurre processi di innovazione distribuita strutturati.