Premessa

L’azienda opera nel settore della progettazione, acquisizione e messa in opera di impianti in ambito architettonico e di interior design. 

Contesto

La maggior parte delle organizzazioni che lavorano per commessa sono orientate ad un approccio per progetti. Questo perché credono che ogni richiesta di un cliente è unica e che richieda uno sviluppo a se stante. Questo comporta però una competizione interna ad accaparrassi le migliori risorse, tipica dei modelli organizzativi a matrice, ma soprattutto raramente capitalizzano gli apprendimenti sviluppati durante un progetto. Inoltre le conoscenze determinanti rimangono appannaggio di alcune figure tecniche chiave e in questo modo diventa difficile far crescere nuove risorse.

Abbiamo aiutato l'azienda a

1) cambiare prospettiva da una logica di progetto ad un’ottica di processo. Se pur un progetto ha un output non noto ed unico, il processo con cui si realizza un progetto permette di focalizzarsi sull’efficienza e sui fattori determinanti che occorre predisporre per realizzarlo;
2) disegnare il processo di progettazione identificando i tempi per ogni attività;
3) individuare i loop decisionali e le loro conseguenze in termini di attività aggiuntive, rilavorazioni e sprechi;
4) eseguire una simulazione guidata per comprendere e distinguere le attività a valore aggiunto ed eliminare quelle senza valore. Il team si è focalizzato sul ridisegno delle attività e dei flussi informativi allo scopo di eliminare i loop decisionali più consistenti. Quindi si è concentrato su una metodologia di programmazione basata su un adattamento delle metodologie Agile.

Risultato

Il team di progettazione ha identificato un processo end to end che gli permette di comprendere i diversi punti di ingresso nelle differenti fasi di progettazione e ha creato un metodo di pianificazione che permette loro di tener sotto controllo l’andamento dei progetti, di stimare i tempi di svolgimento e di determinare le priorità. In meno fanno di più.

Difficoltà

1) La modalità di lavoro del team di progettisti era strutturata in modo che ogni progettista seguiva un gruppo di clienti con pochi scambi con il resto del gruppo e senza quasi condivisione di conoscenze, best practice e documentazione

2) Inoltre ognuno credeva fermamente che ogni commessa avesse delle caratteristiche tali da non poter essere inscritto in un unico processo

Benefici

1) identificazione delle variabili chiave che influenzano l’andamento del progetto
2) identificazione delle informazioni necessarie in ogni fase del processo per evitare gli sprechi di richiesta di informazioni mancanti successivi riducendo in questo modo i tempi di realizzazione e rendendo più efficiente e spedito l’intero percorso
3) ridurre drasticamente i tempi di progettazione portando alcune decisioni al livello operativo

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