Topic: metodologia Agile

Quali sono i 5 meeting dei Team Agile

I meeting sono di fondamentale importanza per le organizzazioni Agile. Lo sarebbero anche nelle organizzazioni convenzionali se non fossero estremamente dispersivi, troppo lunghi, e poco efficaci: alla fine raramente vengono prese decisioni significative e raramente si esce dalla riunione sapendo cosa fare. Per essere efficaci i meeting Agile sono estremamente focalizzati per produrre decisioni valide in tempi brevi e predeterminati. I nomi dei meeting possono differire a seconda della metodologia Agile utilizzata e ognuna aggiunge o toglie meeting a seconda delle esigenze, così come decide il tempo e la frequenza in base ai propri bisogni. Tuttavia di base sono 5 i meeting Agile:

5 tipologie di meeting dei Team Agilw

 

Kickoff meeting

Il kickoff meeting è il meeting che si effettua all’inizio di un progetto e che si concentra sulle persone e le loro interazioni. Viene chiamato anche col nome di inception o chartering workshop. È il meeting di allineamento in cui si considerano tutti gli aspetti che concorrono a delineare i confini del progetto e in cui partecipano tutte le parti interessate al progetto. In questo meeting il o i team si conoscono tra di loro e condividono lo scopo e gli obiettivi comuni. In questo meeting spesso si stabiliscono i working agreement per impostare le modalità di lavoro del team.

Sono tre gli elementi fondamentali del kickoff meeting:

Impostare lo scopo:

  • per quanto riguarda il lavoro del team serve per fornire ispirazione e dare un senso alle loro attività, non solo dal punto di vista del team ma anche e soprattuto del cliente finale e di quali criteri di misurazione sono necessari.

Creare allineamento:

  • se i membri del team non si conoscevano prima si chiarisce quali competenze ognuno può mettere a disposizione durante il progetto, o quali competenze sono utili che vorrebbero apprendere. Anche nel creare le regole comuni e nello stabilire gli obiettivi del progetto si genera allineamento.

Comprendere il contesto:

  • questo elemento è importante in quanto le interazioni tra i membri del team sono una parte fondamentale per la buona riuscita del progetto così come lo è la collaborazione con terze parti all’interno o all’esterno dell’azienda. La creazione di un Interaction Map rende visibili i confini e le interazioni che il team avrà con eventuali altri dipartimenti e stakeholders.

In questo meeting, che può durare da mezza giornata fino a due giorni a secondo della complessità del progetto, sono presenti tutti:

  • Team
  • Agile Coach
  • Product Owner
  • Sponsor
  • Stakeholders
  • Clienti

In particolare il Product Owner o lo sponsor si fanno portavoce del valore da consegnare al cliente e si rendono sempre disponibili al team per aiutarlo nell’evoluzione del prodotto o servizio da consegnare.

 

Real-Time Planning meeting

Questo è il primo meeting del progetto che si focalizza su cosa fare e come farlo durante un’iterazione. In Scrum si chiama sprint planning. Dopo aver stabilito la durata time-boxed l’obiettivo del Real-Time Planning meeting è di acquisire completa conoscenza del lavoro e le attività da svolgere, predisporre un inizio, creare focus sul progetto e concordare una definizione di FATTO.

Partendo dal valore che si vuole consegnare al cliente, il team prioritizza le attività e dà una stima dei tempi. Per dare un ordine di importanza alle attività si utilizza il punto di vista del cliente, per esempio, se prendiamo Amazon descriveremmo l’obiettivo generale attraverso ciò che il cliente vuole più o meno in questi termini:

come cliente voglio la più grande libreria online così che posso comprare tutti i libri che voglio ogni volta che voglio dove voglio.

E questo obiettivo potrebbe declinarsi in:

  • Come cliente voglio poter navigare i libri per genere, così posso trovare il mio genere.
  • Come cliente voglio mettere il libro scelto in un carrello così posso selezionarli e comprarli.
  • Come product manager voglio poter tracciare gli acquisti dei clienti così posso consigliare i libri indicati al cliente in base ai suoi acquisti precedenti .

Per farlo il team deve avere una profonda conoscenza del cliente e in caso di necessità deve poter trovare le informazioni di cui ha bisogno. Il focus del meeting è:

  • che cosa facciamo?
  • Come lo facciamo?
  • Quanto riusciamo a fare nel periodo di tempo determinato?
  • Siamo tutti impegnati sui risultati decisi insieme?

 

Daily meeting

Il meeting giornaliero del team si svolge in piedi, ogni giorno alla stessa ora, nello stesso posto e con tutti i membri del team presenti. Ha una durata massima di 15 minuti e serve al team per allinearsi sugli sviluppi compiuti di giorno in giorno o a risolvere impedimenti nel caso in cui qualcuno ne avesse o avesse necessità di aiuto da parte del team. In scrum viene anche chiamato stand up meeting ed è molto prescrittivo poiché è molto orientato allo sviluppo del software. Tuttavia team che lavorano su progetti diversi con un arco di tempo ampio o lavorano per processi svolgono questo meeting di allineamento una volta a settimana o con differenti periodi a seconda delle modalità di lavoro più consone al team.

Le domande che si pone il team in questo meeting sono:

  • Che cosa abbiamo fatto ad oggi?
  • Che cosa faremo durante la prossima iterazione?
  • Ci sono degli impedimenti? Quali sono e di che cosa abbiamo bisogno per superarli?

Se emergono delle questioni che non coinvolgono tutti i partecipanti del team ma poche persone, coloro che devono risolverle proseguono il meeting senza coinvolgere tutto il team.

 

Check meeting

Al termine di ogni iterazione il team mostra l’incremento per verificare la validità. Può trattarsi di un Minimum Viable Product o di risultati sul processo o di risultati su un cambiamento che vengono mostrati al cliente finale, oppure al product owner, o allo sponsor o è il team stesso che verifica l’andamento delle proprie performance. Il focus è sul risultato prodotto, che cosa si può accettare, se corrisponde alla definition of done, che cosa deve essere modificato e, in base al feedback del cliente (esterno o interno che sia) si ridefiniscono le priorità che rientrano nell’iterazione successiva e verrà discusso nel successivo Real-Time Planning meeting.

Un Check meeting serve proprio per la condivisione del lavoro svolto, l’allineamento del progetto e per risolvere eventuali impedimenti. Sono presenti il team, l’Agile Coach, il Product Owner e il cliente.

 

Retrospective meeting

Nel Retrospective meeting che si effettua circa ogni due settimane il focus torna sulle persone e le loro interazioni:

  • Persone
  • Processi
  • Pratiche
  • Relazioni
  • Definition of Done
  • Prossimi miglioramenti

È un momento molto importante per il team per capire come ha lavorato e come può migliorasi grazie ai commenti del facilitatore o Agile Coach che durante tutto il processo li ha osservati e può quindi fornire un feedback concreto. È anche il momento in cui risolvere conflitti relazionali, se si sono presentati, e si avanzano proposte di miglioramento e aggiornamento per la crescita del team.

  • C’è qualcosa che possiamo fare di diverso per monitorare le nostre performance?
  • Come possiamo migliorare nel prossimo periodo?

Gli attori coinvolti sono ancora il team, l’Agile Coach e il Product Owner.

 

La necessità di avere un Agile Coach

Ogni meeting è caratterizzato dalla presenta del Agile Coach che in maniera differente, a seconda del tipo di meeting, apporta il proprio contributo come facilitatore, coach e trainer. Come facilitatore l’Agile Coach aiuta il team a rimanere focalizzato sullo scopo del meeting, a prendere decisioni efficaci e a rimanere nei tempi decisi, fornendo di volta in volta gli strumenti necessari per supportare il team.

Come? Scopri tutto quello che c’è da sapere sulla facilitazione dei team

Pubblicato da Ilaria Biumi il 11 novembre 2019
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