Il primo passo che compie un team Agile quando comincia un nuovo progetto è effettuare il Kickoff meeting, detto anche Inception, dove definisce lo scopo, i confini e crea il giusto allineamento tra competenze necessarie e regole di lavoro. Se condotto male rischia di intaccare tutte le iterazioni di lavoro successive e per questo vi sono molti elementi a cui l’Agile Coach deve porre attenzione.
Partire nella maniera giusta
Il Kickoff meeting coinvolge tutti i membri del team, l’Agile Coach, Owner del prodotto, gli sponsor, i clienti e gli stakeholders e ha una durata variabile da mezza giornata a un paio giorni a seconda della complessità del progetto. Serve principalmente per impostare lo scopo, creare allineamento e comprendere il contesto. Per questo proprio tutte le persone interessate nel progetto vi devono partecipare e condividere tutte le informazioni utili al lavoro del team.
In Agile si afferma “Slow down to go faster” sta proprio ad indicare che se all’inizio di un progetto il team si prendere il tempo necessario a definire modalità, scopo, regole e confini poi potrà andare molto veloce nelle iterazioni successive e consegnare efficacemente valore al cliente finale.
Il ruolo del Agile Coach
Ci sono alcuni elementi fondamentali del Kickoff meeting a cui l’Agile Coach deve prestare attenzione per la sua buona riuscita:
Impostare lo scopo:
un Agile Coach sa che impostare uno scopo di team serve per fornire ispirazione e dare un senso alle attività che svolgono i suoi membri, non solo dal punto di vista del team ma anche e soprattuto del cliente finale e di quali criteri di misurazione sono necessari.
Definire gli obiettivi:
un Agile coach aiuta il team a definire gli obiettivi comuni che intende raggiungere alla fine del progetto.
Definire le metriche:
un Agile Coach aiuta il team a definire delle metriche di misurazione da tracciare durante tutta la durata del progetto. Le metriche e i risultati ottenuti potranno essere esposti agli sponsor e agli stakeholders al termine del progetto ma saranno soprattutto utilizzati dai membri del team che durante il Restrospective meeting si interrogano su come è andata la loro collaborazione e come possono migliorare le loro performance.
Creare allineamento:
l’Agile Coach deve anche porre attenzione sulla storia del team in questione. Se i membri del team non si conoscevano prima di iniziare questo progetto o sono stati messi insieme in tempi recenti, si chiarisce quali competenze ognuno può mettere a disposizione o quali competenze sono utili per il progetto.
Definire le regole:
il team ha bisogno di stabilire delle regole comuni, dei working agreement, sia per quanto riguarda le attività lavorative che per le modalità con cui i membri hanno intenzione di interagire tra di loro. Per questo stimola e fa domande che permettono ai membri del team di stabilire come vogliono collaborare tra di loro e crea un foglio di regole che rimane appeso e visibile a tutti.
Comprendere il contesto:
questo elemento è importante in quanto le interazioni tra i membri del team sono una parte fondamentale per la buona riuscita del progetto così come lo è la collaborazione con terze parti all’interno o all’esterno dell’azienda. La creazione di un Interaction Map rende visibili i confini e le interazioni che il team avrà con eventuali altri dipartimenti e stakeholders e l’Agile Coach aiuta grazie alla sua visione esterna a porsi domande per scavare a fondo.
Come allenarsi a condurre un Kickoff meeting Agile
Che tu sia già un Agile Coach oppure il responsabile del tuo team e quindi responsabile della buona riuscita dei meeting e del coordinamento del lavoro di team, dovrai innanzitutto allenare alcune competenze. Ecco dei suggerimenti per condurre un Kickoff meeting sia per chi riveste da poco questo ruolo ma anche per chi vuole aumentare la propria efficacia (ad ogni modo questi suggerimenti possono essere applicati a tutte le tipologie di meeting Agile):
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Tieni un’agenda
Ogni meeting ha uno scopo e delle caratteristiche ben specifiche, soprattutto all’inizio può capitare di svolgere dei meeting insieme al team perché fanno parte delle regole di una delle metodologie Agile che esistono. Se al termine di un meeting hai l’impressione che sia stato saltato qualche passo fondamentale o che il team non ha raggiunto l’obiettivo per cui si è ritrovato in quel meeting puoi seguire un’agenda. Vedrai tu stesso che mano a mano che ti alleni non ne avrai più bisogno. In questo articolo puoi leggere tutto quello che c’è da sapere sull’importanza di seguire un’agenda nei meeting Agile.
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Segui un corso per accrescere le tue competenze di facilitazione
Come Agile Coach o responsabile di un team sai che devi prestare molta attenzione alle interazioni tra i membri e aiutarli nelle diverse fasi del loro lavoro, nel prendere decisioni, nell’identificare gli impedimenti, nell’individuare come superarli. Ci ricolleghiamo quindi alla comprensione del contesto, a distinguere e gestire i conflitti e facilitare gli impedimenti. Trovando un corso che ti permetta di apprendere nuove tecniche di facilitazione hai anche l’occasione di ottenere una delle certificazioni internazionali che esistono come ad esempio la ICP-ATF Agile Team Facilitation di International Consortium for Agile (ICAgile) che insieme alla certificazione ICP-ACC Agile Certified Coach ti da tutte le capacità che servono a condurre un team Agile. Puoi guardare in questo programma tutti i dettagli.
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Strumenti a supporto del lavoro da remoto
Con un team che lavora parzialmente o totalmente da remoto può risultare difficile mantenere alta l’attenzione e comunicare in modo efficace. Per questo ci possiamo affidare a diversi tipi di strumenti per la collaborazione online che esistono oggi e trovare soluzioni innovative per lo svolgimento dei meeting. Abbiamo scritto un’articolo su come ravvivare il Daily meeting e molti dei suggerimenti descritti sono applicabili a qualsiasi meeting.
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